Export - Import

Export

L'export permet d'exporter sous forme de fichier CSV l'ensemble des informations concernant les membres enregistrés, à raison d'une ligne par membre et une colonne par champ. Le script crée un fichier sur le serveur web puis le propose en téléchargement sur le poste de l'utilisateur; pour éviter des collisions au cas où plusieurs utilisateurs lanceraient l'export simultanément, leur pseudo entre dans la composition du nom du fichier. Pour l'enregistrer sur l'ordinateur de l'utilisateur, ce nom peut bien sûr être modifié.

Le fichier créé peut avoir deux utilisations:

1. tout simplement servir de fichier des membres,en particulier la partie "données personnelles" si on a construit un formulaire assez complet et si les membres l'on complété!
2. mise à jour en masse. Là c'est plutôt sur la partie GuppY que c'est intéressant: par exemple, vous venez de créer un nouveau forum et vous voulez abonner tout le monde:
   1. vous faites un export
   2. dans le fichier exporté, que vous ouvrez sous LibreOffice ou excel, vous ne gardez que les colonnes "pseudo" et "abo_forum"
   3. dans la colonne "abo_forum", vous ajouter le n° de la catégorie du forum que vous voulez ajouter à tous les membres
   4. Si vous ne voulez pas l'ajouter à certains membres, vous suprimez la ligne correspondante
   5. vous enregistrez au format CSV
   6. vous faites un import du fichier ainsi modifié en mode modification

S'il n'y a pas de données personnelles, l'écran est celui-ci :

s'il y a des données personnelles, l'écran est celui-là :

• En têtes : si coché, ajoute une ligne des entêtes de colonne en début de fichier. Si les 2 autres cases ne sont pas cochées c'est la seule ligne qui existe dans le fichier. Cela peut servir à préparer un squelette de fichier en vue de le remplir pour créer de nouveaux membres via un import; cette ligne est obligatoire pour un import.
• Données OU Compte GuppY : si coché, inclut dans le fichier les informations gérées par la fonction "Mon compte". La colonne mot de passe est créée mais est laissée vide; elle pourra servir à la suppression de membres.
• Données personnelles : si coché, inclut dans le fichier les informations gérées par la fonction "Mes données personnelles".
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• Adresses Mél : Si cette case est cochée, les autres options sont ignorées. Cette option sert à lister tous les pseudos qui ont une adresse mél commune. En effet Sesame, avant la version 4.6.3, autorisait d'avoir le même Mél pour plusieurs pseudos. Avec la version 4.6.3 c'est interdit. Il faut donc faire du nettoyage et cette liste peut servir à préparer le travail (voir l'article Installation).

Import

L'import permet soit d'ajouter de nouveaux membres soit de modifier des membres existants. Les 2 opérations ne sont pas possibles simultanément; pourquoi cela? L'administrateur va vouloir faire des campagnes de création de nouveaux membres ou suppression d'anciens membres ou vouloir abonner tous ses adhérents à un nouveau forum; Toutes ces opérations n'ont rien à voir entre elles. Par contre toutes peuvent être préparées sur un fichier excel: le premier cas on peut aller du plus simple (pseudo,mél qui sera complété par la suite par le membre lui-même) au plus complet, le deuxième cas on fait un export d'abord puis on sélectionne les lignes à supprimer et on envoie le fichier en "modification, le troisième cas on fait aussi un export on ne conserve que la colonne abo_forum dans laquelle on ajoute la categorie voulue et on envoie en modification.

• Création de nouveaux membres : Il suffit des colonnes pseudo et mél pour créer un membre. Si le mot de passe n'est pas fourni il est généré aléatoirement. Si une fiche perso est gérée et s'il y a des champs obligatoires, il doivent être fournis. Le membre créé reçoit un courriel sur l'adresse qui vient d'être créée pour lui indiquer son pseudo et son mot de passe.
• Modification de membres existants : Seules les colonnes fournies sont modifiées, hormis la colonne pseudo qui doit être fournie mais n'est pas modifiable. Les champs qui sont vides ne sont pas modifiés. Pour effacer un champ il faut mettre "S-U-P". Pour supprimer un pseudo complètement, avec ses données perso, il faut mettre "S-U-P" dans la colonne mot_passe; les autres colonnes sont ignorées.

Lors de l'importation, des contrôles sont faits, en particulier sur les champs obligatoires des "Données perso". Les erreurs sont affichées à l'écran pour chaque pseudo; s'il y a une ou plusieurs erreurs pour un pseudo celui-ci n'est pas traité. Les pseudos sans erreur sont traités (créés ou modifiés).

Il n'y a plus qu'à corriger les erreurs sur le fichier CSV et à recommencer l'import.

Tous les champs calculés sont recalculés, que ce soit à partir des champs importés ou à partir de champs déjà présents sur la fiche. L'importation est un bon moyen de créer les champs calculés nouvellement définis sur une fiche. Après avoir défini le champ calculé sur le formulaire "Sesame", on fait un export, on supprime toutes les colonnes, sauf le pseudo, et on re-importe le tout; aucun champ n'est modifié, mais tous les calculs sont refaits. 

Il est plus que vivement conseillé de faire une copie des répertoires data/usermsg et data/plugins/sesame avant de faire un import. Normalement (j'aime pas le mot normalement!) il ne devrait pas y avoir de problèmes, j'ai fait des dizaines d'import et je n'ai jamais rien détruit, mai il faut préciser que j'ai toujours envoyé un fichier "propre", conforme à ce que s'attendait à attendre le programme, avec des erreurs sans doute mais qu'il savait traiter. Je ne garantis pas qu'un néophyte, par mauvaise compréhension envoie un fichier tordu pour le programme qui par vengeance lui pourrira les répertoires.